Trekkingsprocedure

 

1. Inleiding

De Kansspelautoriteit heeft FAIRSHARE Nederland B.V. (hierna: FAIRSHARE) overeenkomstig artikel 3 van de Wet op de kansspelen vergunning verleend voor het organiseren van ‘goede doelen loterijen’. De vergunning, met kenmerk 10339, heeft een looptijd van vijf jaar.

Overeenkomstig artikel A.4 van de vergunning dient FAIRSHARE het trekkingsproces van de vergunde loterijen inzichtelijk te maken en daartoe een trekkingsprocedure op te stellen. FAIRSHARE dient de trekkingen in Nederland te verrichten.

De trekking van de door FAIRSHARE te organiseren loterijen vormt de afsluiting van het verkooptraject van de deelnamebewijzen (hierna: de loten) en is de opmaat voor één van de doelen van de loterij: het vaststellen van de prijswinnaars en het bekendmaken van de getrokken prijzen. FAIRSHARE heeft om de betrouwbaarheid en integriteit van de trekkings­procedure te waarborgen een aantal procedures vastgelegd in voorliggend document, de Trekkingsprocedure FAIRSHARE. De procedure geeft invulling aan bovenstaande verplichting van de vergunning.

2. De procedure

2.1 Algemeen

Bij ieder onderdeel in de trekkingsprocedure is zowel intern als extern toezicht betrokken. Het externe toezicht valt onder verantwoordelijkheid van de notaris, die de handelingen onafhankelijk verricht. De notaris ziet toe op de trekking en bewaakt dat deze in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en de voorschriften van de vergunning. De notaris vertegenwoordigt daarmee de belangen van de deelnemers en van de toezichthouder, de Kansspelautoriteit.

De notaris gebruikt tijdens de trekking een vast protocol voor het toezicht op alle tijdens de trekking te verrichten handelingen. De feitelijke trekkingshandelingen worden uitgevoerd door een of meer medewerkers van FAIRSHARE.
De trekkingen vinden plaats ten kantore van de notaris en zijn openbaar.
De trekking kan op afspraak door derden worden bijgewoond.

Voor de trekking wordt gebruik gemaakt van geautomatiseerde en gecertificeerde programmatuur. De programmatuur wordt vooraf gecontroleerd door een daartoe gecertificeerde onafhankelijke keuringsinstelling.

De notaris heeft de bevoegdheid om de trekking op elk gewenst moment te onderbreken, indien de trekking volgens de notaris is gecompromitteerd of dat dreigt te worden. De notaris stelt daarvan proces-verbaal op. De trekking wordt niet voortgezet, alvorens alle noodzakelijke maatregelen zijn getroffen om de geconstateerde gebreken te herstellen.

Het trekkingsproces volgt steeds hetzelfde schema. Alle handelingen worden door de geautomatiseerde en gecertificeerde programmatuur vastgelegd.

In alle gevallen waarin deze procedure niet voorziet, beslist de notaris.

2.2 Sluiting verkoop en aanvang van de procedure

De maandtrekking van de loterij is iedere tweede (2e) maandag van de maand. Ieder kwartaal is er een extra trekking, de kwartaaltrekking. De kwartaaltrekking wordt verricht op de vierde (4e ) maandag van de maand, in de maanden maart, juni, september en december.
Een eventuele wijziging van de trekkingsdatum zal voorafgaand aan de start van de verkoop van de loten via de website van FAIRSHARE (www.fairsharenederland.nl) bekend worden gemaakt.
De systeembeheerder van FAIRSHARE legt de data en tijdstippen van de trekkingen vast in het trekkingssysteem. Na verificatie van de ingevoerde gegevens door een vertegenwoordiger van het trekkingsteam vormen data en tijdstippen vervolgens onlosmakelijk onderdeel van het systeem.

De loterij werkt vooralsnog uitsluitend met deelname op basis van automatische incasso’s. Uiterlijk vier (4) dagen voor de trekking sluiten we de incassoverzoeken aan de bank van de deelnemer af voor de betreffende trekking. Daarna kunnen voor deze trekking geen (nieuwe) deelnemers worden toegevoegd.. Het systeem zal op de desbetreffende datum en tijd de instroom automatisch afsluiten en de voor de trekking gevalideerde (geldig verkochte en betaalde) loten verzamelen. Het is binnen het loterijsysteem niet mogelijk om loten (handmatig) toe te voegen aan de trekkingsdatabase. Een medewerker van het trekkingsteam van FAIRSHARE controleert samen met de systeembeheerder of de verkoop van de loten tijdig voor de trekking is beëindigd. De notaris stelt vast dat de verkoop is gesloten en legt dit vast.

Nadat de notaris heeft vastgesteld dat het verkooptraject is gesloten en alle verkochte loten en prijzen in het trekkingssysteem zijn opgenomen en dit heeft vastgelegd, kan met de trekking worden gestart.

2.3 De trekkingsprocedure

De notaris controleert voor de trekking of daarbij gebruik wordt gemaakt van de vooraf gecertificeerde programmatuur en legt dit vast. Vervolgens logt een medewerker van het trekkingsteam in met een eigen toegangscode in het trekkingssysteem, waarna ook de notaris met een eigen toegangscode inlogt.

FAIRSHARE heeft beleid ontwikkeld om te waarborgen dat de trekking, prijsbepaling en toekenning van prijzen op een zorgvuldige, transparante en betrouwbare wijze plaatsvinden.
Voorop staat dat de trekking van de loterij betrouwbaar is en het resultaat van toeval. Daartoe maakt FAIRSHARE gebruik van een geautomatiseerde ‘Random Nummer Generator’, die evenals het complete loterijsysteem, is getest door een daartoe gecertificeerde onafhankelijke keuringsinstelling. De ‘Random Nummer Generator’ levert de resultaten in willekeurige volgorde. De ‘Random Nummer Generator’ trekt op aangeven van een medewerker van het trekkingsteam het voor de loterij bepaalde aantal winnende lotnummers. De notaris ziet erop toe dat dit op correcte wijze gebeurt.

Alle prijzen vallen op hele loten. Er zijn evenveel winnende loten als er prijzen zijn. Het bepalen van de Hoofdprijs vormt hierop een uitzondering. Deze wordt na afloop van de reguliere trekking getrokken uit alle mogelijk voor de desbetreffende loterij beschikbare loten, dus ook de niet-verkochte loten.

De winnende lotnummers worden via een rapportage vanuit het systeem aan de notaris voorgelegd. De notaris controleert vervolgens of het aantal prijzen en lotnummers klopt en overeenkomt met de specificatie van de desbetreffende loterij en legt dit vast. In dat geval keurt de notaris de trekking goed, waarna de winnende lotnummers en bijbehorende prijzen via een unieke code gekoppeld worden aan de gegevens van de deelnemer die het desbetreffende lot gekocht heeft.
Het systeem maakt een trekkingsrapport aan voor zowel de notaris als voor FAIRSHARE, waarna de notaris de verrichte trekking door ondertekening van beide verslagen goedkeurt.

Indien er tijdens de trekkingsprocedure problemen ontstaan, bijvoorbeeld door een haperend systeem, dan kan de notaris besluiten het proces te staken, totdat alle noodzakelijke maatregelen zijn getroffen om de geconstateerde gebreken te herstellen. De notaris stelt daarvan verslag op.

Ter afsluiting van de trekkingsprocedure stelt de notaris proces-verbaal op. Daarin vermeldt de notaris in ieder geval, dat:

  • de Kanspelautoriteit FAIRSHARE voor het organiseren voor de loterij (in casu de trekking) een geldige vergunning heeft verleend;
  • voor de trekking gebruik is gemaakt van geautomatiseerde en gecertificeerde programmatuur, die vooraf door een daartoe gecertificeerde onafhankelijke keuringsinstelling is gecontroleerd;
  • FAIRSHARE beschikt over een geldig en actueel deelnemersreglement, dat van toepassing is op de desbetreffende trekking;
  • het prijzenpakket dat in het trekkingssysteem is ingevoerd overeenkomt met het vooraf door FAIRSHARE gecommuniceerde prijzenpakket;
  • de trekkingsprocedure volgens de geldende voorwaarden is uitgevoerd;
  • de notaris de gevolgde trekkingsprocedure en -uitslag heeft goedgekeurd.

2.4 De bekendmaking van de trekkingsuitslag

FAIRSHARE maakt de trekkingsuitslag bekend via de website (www.fairsharenederland.nl). Daarnaast ontvangen alle winnaars vanuit het centrale computersysteem een automatisch gegenereerd (digitaal) bericht, waarmee zij geïnformeerd worden over de door hen gewonnen prijzen.

Indien een winnaar het recht op toekenning of uitbetaling van een prijs niet claimt, vervalt dit recht na verloop van één (1) jaar na de dag waarop de trekking heeft plaatsgevonden.

Winnaars van prijzen bij FAIRSHARE zijn anoniem. De namen van deelnemers of prijswinnaars mogen slechts met hun uitdrukkelijke instemming aan een derde of derden bekend worden gemaakt, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

FAIRSHARE maakt voor haar eigen administratie een eindverslag van de trekking en voegt daarbij de bijbehorende processen-verbaal van de notaris.

Deze trekkingsprocedure is op 7 augustus 2018 door het bestuur en de Raad van Advies van FAIRSHARE vastgesteld en treedt in werking op 13 augustus 2018.